Verwerkingen persoonsgegevens Yunits

Verwerkingen persoonsgegevens Yunits

Persoonsgegevens

A. Algemene informatie


Naam product en/of dienst
Yunits communicatie platform 
Naam Verwerker en vestigingsgegevens
Yard Digital Agency BV 
Link naar leverancier en/of productpagina
Beknopte uitleg en werking product en dienst
Het Yunits communicatieplatform is een online platform waar deelnemers elkaar vinden en kennis uitwisselen.

B. Omschrijving specifieke diensten en bijbehorende verwerkingen

Het Yunits communicatie platform is een online platform voor:
  1. Beheerders en deelnemers met gedeelde interesse en/of expertise
  2. Contentpublicatie
  3. Samenwerking en co-creatie
  4. Deelnemers kunnen o.b.v. interesses en expertises, kennis ontvangen, delen, andere deelnemers vinden en communiceren op het platform.
 
De bijbehorende verwerkingen daarbij betreffen:
  1. Het vastleggen van persoonsgegevens;
  2. Het voeren van een gegevens verwerking met de verzamelde persoonsgegevens;
  3. Het uitvoeren van analyses en tellingen;
  4. Het uitvoeren van selecties en deze plaatsen op een drager;
  5. Het loggen van gebruikershandelingen
  6. Het maken van een back-up van de verzamelde persoonsgegevens (retentietijd 2 weken); 
Het Yunits platform maakt gebruik van sessie cookies waarin we de lopende sessie van een gebruiker opslaan. Deze cookie heeft een sessie levensduur van een uur. De gebruiker heeft een optie om ingelogd te blijven. Dan expireert de cookie niet. De cookie bevat een sessieID. De sessie wordt op de server opgeslagen. Daarnaast installeren we vaak op verzoek van de opdrachtgever een google analytics cookie. 

Let op bij aanpassingen:

De verwerkingsverantwoordelijke kan extra velden toevoegen middels een module formulier. In dat geval is deze ook verantwoordelijk voor het naleven van relevante wetgeving en het bijwerken van de verwerkersovereenkomst.

Belangrijk bij privacygevoelige informatie:

Dit systeem is niet bedoeld voor het verwerken van privacygevoelige gegevens (zoals gezondheids- of financiële informatie). Als de klant dergelijke gegevens wil verwerken, moet vooraf contact worden opgenomen met de projectmanager van Yard om eventuele extra beveiligingsmaatregelen te bespreken.

C. Categorieën en soorten persoonsgegevens

Categorieën

De volgende categorieën personen zullen betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens: 
  1. Medewerkers van de Opdrachtgever;
  2. Doelgroep van de Verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever);   
Soort persoonsgegevens: 
  1. Voornaam
  2. Tussenvoegsel 
  3. Achternaam 
  4. Functie
  5. Profiel gegevens en omschrijving 
  6. E-mailadres 
  7. Wachtwoord 
  8. Bewaarde artikelen / geplaatste content 

D. Doeleinden voor het verwerken van gegevens afspraken over bewaartermijnen 

Doeleinden voor het verwerken van gegevens


De verwerking van persoonsgegevens binnen de Yunits-software is gericht op het ondersteunen van kennisuitwisseling. Persoonsgegevens worden niet gedeeld of uitgewisseld, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor het functioneren van de software of wanneer de gebruiker expliciet toestemming heeft gegeven.
Het doel van deze verwerking is het verbeteren van de dienstverlening en gebruikerservaring op het communicatieplatform door meer relevantie te bieden.
Conform de overeenkomst zal Yard de persoonsgegevens uitsluitend verwerken en gebruiken voor het vastleggen van informatie over de medewerkers en andere betrokkenen van de Opdrachtgever, door middel van opslag in haar database van persoonsgegevens, documenten en andere inhoud die door de Verwerkingsverantwoordelijke is verstrekt

Door de Verwerker te hanteren specifieke bewaartermijnen van Persoonsgegevens

Gedurende de looptijd van de Overeenkomst. Gebruiker kan gegevens zelf wissen. Na afloop van de Overeenkomst worden de gegevens nog maximaal 6 maanden bewaard. Back-ups hebben een retentietijd van 2 weken.


Verwerkingen Yunits platform

Persoonsgegevens


Gegevens
Doel
Bewaartermijn
Deelnemers platform en medewerkers opdrachtgever
  1. Voornaam
  2. Tussenvoegsel Achternaam
  3. Functie
  4. Profiel gegevens en omschrijving
  5. E-mailadres
  6. Wachtwoord
  7. Bewaarde artikelen Geplaatste content
  8. Expertise onderwerpen
  9. Interesse onderwerpen
  10. URL sociale media profiel

De persoonsgegevens vormen ook het profiel. Profiel gegevens kunnen binnen een afgesloten community omgeving worden gedeeld met andere gebruikers welke toegang hebben tot deze afgesloten omgeving. 

Welke gegevens binnen de afgesloten community er precies worden gedeeld, kan specifiek worden afgestemd met de klant en/ of worden ingesteld door de deelnemer zelf in het profielbeheer.
Wordt onbeperkt bewaard totdat:
  1. De profielgegevens of onderdelen daarvan worden verwijderd
  2. Na afloop van de overeenkomst met de klant worden de gegevens maximaal 6 maanden bewaard.
  3. Wanneer de gebruiker zelf zijn/haar profiel of onderdelen verwijdert.

Verzamelde persoonsgegevens


Gegevens
Doel
Bewaartermijn
Zoals bv. aantal volgers van een thema (interesse), aantal gebruikers per expertise, aantal deelnemers per event, deelnemers per werkgroep.
Voor het bieden van gepersonaliseerde content (relevantie) binnen het platform o.b.v. interesse in onderwerpen/thema’s van de gebruiker en genereren van inzichten met statistieken.
Wordt onbeperkt bewaard tot afloop van de overeenkomst met klant. 
Na afloop van de overeenkomst worden de gegevens maximaal 6 maanden bewaard.
Het uitvoeren van analyses en tellingen


Gegevens
Doel
Bewaartermijn
Zoals zoekgedrag, mate van interactiviteit, toplijsten content, activiteit in thema’s en werkgroepen.
Genereren van inzichten met statistieken. Dit is een automatisch proces.
Wordt onbeperkt bewaard tot afloop van de overeenkomst met klant. 
Na afloop overeenkomst worden de gegevens maximaal 6 maanden bewaard.



Log gegevens
Het loggen van gebruikers handelingen

ActionLog


Gegevens
Doel
Bewaartermijn
Logt handelingen op de site, zoals het toevoegen en bewerken van content. In principe iedere handeling door iets wijzigt op de site.
Wordt hoofdzakelijk gebruikt voor het opsporen van bugs en daarnaast om rapport om weer te geven welke gebruiker minimaal 1 keer heeft ingelogd.
Wordt onbeperkt bewaard tot afloop van de overeenkomst met klant. Na afloop overeenkomst worden de gegevens maximaal 6 maanden bewaard.
AlertUpdateLog


Gegevens
Doel
Bewaartermijn
Logt wanneer welke update (persoonlijk/nieuwsbrief) voor welke frequentie (dagelijks, wekelijks etc.) is verstuurd.
Wordt gebruikt om bij te houden wanneer welke update is verzonden. 

Op basis hiervan wordt health check uitgevoerd, zodat we een melding krijgen als een bepaalde update niet verzonden is wanneer dit wel verwacht was.
Wordt onbeperkt bewaard tot afloop van de overeenkomst met klant. 

Na afloop overeenkomst worden de gegevens maximaal 6 maanden bewaard.
LoginAttempt


Gegevens
Doel
Bewaartermijn
Logt pogingen van inloggen, welke gebruikersnaam is ingevoerd, of dit gelukt is met datum en IP-adres. 
Dit wordt gebruikt voor rate limiting.
Dit wordt gebruikt voor rate limiting: om te voorkomen dat er (brute force) grote aantallen inlogpogingen gedaan worden met hetzelfde e-mailadres.
Wordt 13 maanden bewaard of na afloop overeenkomst worden de gegevens maximaal 6 maanden bewaard.
MailLog


Gegevens
Doel
Bewaartermijn
Logt welke mails zijn verstuurd, van wie, naar wie en of ze wel of niet geblokkeerd zijn (door Yunits zelf).
Voor het achterhalen van problemen met het versturen van e-mails. 
In de log kunnen we nog terugvinden of een mail wel of niet verzonden was naar een specifiek persoon.
Deze Maillogs blijven 1 maand bewaard.
ProfileView


Gegevens
Doel
Bewaartermijn
Logt wie welk profiel bekijkt.
Wordt nu alleen gebruikt voor een component die bij een profiel weergeeft wie dat profiel nog meer heeft bekeken.
Wordt onbeperkt bewaard tot afloop van de overeenkomst met klant 
Na afloop overeenkomst worden de gegevens maximaal 6 maanden bewaard.
PushNotificationLog


Gegevens
Doel
Bewaartermijn
Logt aanroepen van de Expo API voor push notificaties voor de app.
Deze log wordt via een API endpoint aan de app aangeleverd om daar in een lijstje te tonen welke push notificaties ernaar verstuurd zijn.
Wordt onbeperkt bewaard tot afloop van de overeenkomst met klant. Na afloop overeenkomst worden de gegevens maximaal 6 maanden bewaard.
ResetPasswordAttempt


Gegevens
Doel
Bewaartermijn
Logt pogingen om een nieuw wachtwoord te laten instellen (via een mail waarin een link wordt verstuurd).
Dit wordt gebruikt voor rate limiting, om te voorkomen dat er brute force vaak achter elkaar een nieuwe link wordt aangevraagd voor het resetten van een wachtwoord.
Wordt onbeperkt bewaard tot afloop van de overeenkomst met klant. Na afloop overeenkomst worden de gegevens maximaal 6 maanden bewaard.
ViewLog


Gegevens
Doel
Bewaartermijn
Logt welke pagina door wie bekeken wordt.
Voor het onderzoeken en opsporen van problemen, maar in sommige sites ook voor enkele statistieken.
Wordt onbeperkt bewaard tot afloop van de overeenkomst met klant. Na afloop overeenkomst worden de gegevens maximaal 6 maanden bewaard.
WorkingGroupVisit


Gegevens
Doel
Bewaartermijn
Logt welke pagina door wie bekeken wordt.
Wordt voor sommige sites gebruikt om te tonen wat de laatste keer was dat iemand de huidige werkgroep heeft bezocht.
Maximaal 1 keer per sessie.




In de log-file wordt door de code, op belangrijke punten in de verwerking van de requests en business logica, regels weggeschreven om de flow te kunnen traceren. Verder komen hierin ook notices, warnings en errors om bugs (problemen) te kunnen traceren. 

Deze log-files worden iedere dag geroteerd en blijven daarna 2 weken bewaard. Ze komen daarna nog in de managed back-up bij True terecht en blijven daarin dan nog voor 1 maand bewaard.
Het Yunits platform maakt gebruik van sessie cookies waarin we de lopende sessie van een gebruiker opslaan. Deze cookie heeft een sessie levensduur van een uur. De gebruiker heeft een optie om ingelogd te blijven. Dan expireert de cookie niet. De cookie bevat een sessieID. De sessie wordt op de server opgeslagen.

E. Opslag Verwerking Persoonsgegevens:  

Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens:  
Amsterdam, Nederland 


F. Subverwerkers 

Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:

Subverwerkers en verwerkingslocatie

Dienstverlening
Naam Subverwerker
Verwerkingslocatie
Hosting website/platform
True B.V.
Amsterdam, Nederland
Hosting e-mail
Brevo / Sendinblue
Paris, France
Hosting e-mail
Brevo / Sendinblue
Belgium




G. Contactgegevens 

Voor vragen of opmerkingen over deze pagina of de werking van dit product of deze dienst, kunt u terecht bij:  
Yard Digital Agency, 030 2341020


    • Related Articles

    • Verwerkingen persoonsgegevens WordPress

      Specificatie Verwerking, Persoonsgegevens, Betrokkenen en Subverwerkers A. Algemene Informatie Deze specificatie beschrijft de verwerking van persoonsgegevens door Yard Digital Agency in het kader van de digitale dienstverlening aan de klant (hierna: ...

    • Auditverklaring certificeringsschema Yunits

      Inleiding In deze Auditverklaring legt de organisatie vast dat de hieronder genoemde ict-toepassing voldoet aan het certificeringsschema. Het oordeel is tot stand gekomen na toetsing van de ict-toepassing aan de normen en uitgangspunten zoals ...

    • Algemene voorwaarden Yard | Digital Agency

      Versie 1.5 Datum 26 augustus 2024 Inhoudsopgave Module A - Algemeen Module B - Website en softwareontwikkeling Module C - Hosting, domeinnamen en SSL-certificaten Module D - Online strategisch advies Module E - Verwerkersovereenkomst Je kunt de ...

    • Beveiligingsmaatregelen Yard

      Om de persoonsgegevens te beveiligen zijn door Yard ten minste de volgende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen: Beleidsdocument voor informatiebeveiliging: Er is een beleidsdocument dat expliciet de maatregelen beschrijft ...

    • De Serviceovereenkomst (SLA)

      Serviceovereenkomst en Support Na oplevering van je website of platform bieden wij een Serviceovereenkomst aan. Deze serviceovereenkomst wordt afgekort ookwel de SLA genoemd. (Service Level Agreement). De SLA beschrijft de dienstverlening voor ...